KI-Anwendungen · Dokumente & unstrukturierte Daten
Eingehende Dokumente automatisch auslesen, prüfen und weiterleiten - nur Zweifelsfälle landen beim Menschen.
Rechnungen, Verträge und Nachweise von Hand zu erfassen ist langsam und fehleranfällig - besonders bei wachsendem Volumen. Eingehende Dokumente lassen sich automatisch auslesen, klassifizieren und prüfen; nur die wirklichen Zweifelsfälle landen bei einer Person, die entscheidet.
Auslesen, zuordnen, prüfen - drei Bausteine
OCR und Vision-Language-Modell
Liest auch unstrukturierte, layoutvariable Dokumente aus - PDF, Scan, Foto oder E-Mail-Anhang, ohne feste Vorlage. Wie gut das gelingt, hängt am Ausgangsmaterial, deshalb prüfen wir es vorab an Ihren echten Beispielen.
Auch Scans, Handschrift, Wasserzeichen
Klassifikation und Extraktion
Ordnet Dokumente automatisch dem richtigen Typ zu und zieht die relevanten Felder heraus. Template-frei, damit fremde Formulare von Lieferanten oder Kunden keinen Pflegeaufwand erzeugen.
Template-frei
Validierung mit Human-in-the-Loop
Ein Regel- und Prüf-Layer entscheidet, was sicher genug für den automatischen Weg ist. Unsichere Fälle werden markiert und weitergereicht - inklusive Hinweis, warum.
Nur Zweifelsfälle beim Menschen
Was das für Sie bedeutet
Drei Blickwinkel auf denselben Dokumenteneingang - allen dreien muss die Automatisierung standhalten.
- Geschäftsführung: Kürzere Durchlaufzeiten bei Standardfällen und weniger Übertragungsfehler - wachsendes Dokumentenaufkommen bedeutet nicht automatisch mehr Erfassungsaufwand.
- IT & Sicherheit: Strukturierte Daten im Folgesystem statt abgetippter Werte. Keine Insellösung, sondern ein zusätzlicher Schritt im bestehenden Prozess.
- Fachbereich: Die manuelle Erfassung entfällt. Sichtbar bleiben nur die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
Was daran anschließt
Ein Format mit schriftlichem Ergebnis, bevor ein Projekt aufgesetzt wird - und die Nachbarfelder, wenn der Zuschnitt ein anderer ist.
Alle Leistungen KI-Anwendungen
Vom ersten Piloten bis zum produktiven Betrieb - die Felder lassen sich einzeln oder kombiniert angehen.
Wissensassistenten
Wenn es nicht um eingehende Dokumente geht, sondern um Fragen und Antworten aus einem vorhandenen Bestand, jeweils mit Fundstelle.
Mehr erfahren Leistung
Prozessautomatisierung
Wenn die extrahierten Daten nicht nur abgelegt, sondern direkt einen Vorgang in angebundenen Systemen auslösen sollen.
Mehr erfahren Format
Discovery-Sprint
Aus einer Idee wird ein dokumentierter Use-Case mit Zieldefinition, technischem Ansatz, Aufwandsschätzung und Empfehlung - inklusive einer Einschätzung der Erkennungsqualität an Ihren echten Dokumenten.
Jetzt anfragenVier Phasen bis zum automatisierten Dokumenteneingang
Wir starten mit einem Dokumententyp, nicht mit allen. Jede Phase endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden können.
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Analyse
- Sichtung Ihrer Dokumententypen und der heutigen Bearbeitungsschritte
- Prüfung der Erkennungsqualität an echten Beispielen, inklusive schlechter Scans
- Ergebnis: wo die Automatisierung den größten Zeitgewinn bringt
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Aufbau
- Klassifikation, Extraktion und Validierungsregeln auf Ihre Dokumente zugeschnitten
- wechselnde Layouts und Fremdformulare von Anfang an mitgedacht
- Festlegung der Schwelle, ab der ein Fall als unsicher gilt
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Integration
- Übergabe der strukturierten Daten an Ihr bestehendes Fachverfahren
- Ablage und Zugriff folgen denselben Schutzanforderungen wie heute
- Protokollierung von Erkennung, Prüfschritt und Freigabe
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Pilot & Rollout
- Start mit einem Dokumententyp, danach schrittweise Ausweitung
- laufende Beobachtung der Fehlerbilder statt einmaliger Abnahme
- Unsicheres geht weiterhin an einen Menschen - auch nach dem Rollout
Eignen sich Ihre Dokumente für die automatische Erkennung?
Das prüfen wir an Ihren echten Beispielen, inklusive schlechter Scans - nicht an Musterdokumenten.
Aus der Praxis
Was wir in genau diesem Zuschnitt umgesetzt haben
Reifegrad: Bewährt
Aus demselben ProjektSystematisch gehärtet statt einmal aufgesetztDie im Betrieb aufgetretenen Fehlerbilder - vor allem OCR-Fehler bei Scans und Handschrift - haben wir dokumentiert, behoben und mit automatisierten Tests abgesichert. Die verbleibenden Grenzen stehen offen in der Case Study.Was vor der Entscheidung meist noch offen ist
Funktioniert das auch bei schlecht gescannten oder handschriftlichen Dokumenten?
Grundsätzlich ja, die Erkennungsqualität hängt aber am Ausgangsmaterial. Deshalb prüfen wir sie vorab an Ihren echten Beispielen und planen den Prüfschritt entsprechend ein, statt ihn wegzudiskutieren.
Wie sicher sind unsere Dokumente während der Verarbeitung?
Zugriff und Ablage folgen denselben Schutzanforderungen wie in Ihrer bestehenden Systemlandschaft; es entsteht keine separat abzusichernde Kopie. In einem Projekt aus einer regulierten Branche haben wir das als Single-Tenant-Betrieb in der Azure-Region Germany West Central umgesetzt, mit privaten Netzwerkpfaden statt öffentlich erreichbarer Dienste.
Wie schnell ist die Verarbeitung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung?
Deutlich schneller bei Standardfällen. Wie groß der Effekt ausfällt, hängt vom Anteil an Standardfällen in Ihrem Dokumentenaufkommen ab - eine Zahl nennen wir erst nach der Sichtung.
Wie unterscheidet sich das vom Wissensassistenten auf unseren Dokumenten?
Der Wissensassistent beantwortet Fragen zu einem vorhandenen Bestand und belegt jede Antwort mit der Fundstelle. Die Dokumentenverarbeitung setzt einen Schritt früher an: Sie nimmt eingehende Dokumente auf, liest Felder aus und übergibt strukturierte Daten an ein Fachverfahren. Beides lässt sich auf derselben Grundlage aufbauen.
Ist das ein Hochrisiko-System nach dem EU AI Act?
Das hängt am Einzelfall - insbesondere daran, ob die Entscheidung rein automatisch fällt oder ein Mensch die Zweifelsfälle prüft. Der Validierungsschritt mit Human-in-the-Loop ist genau dafür ausgelegt, das Risiko einzuordnen und zu senken, statt es zu ignorieren.