Zentrales Wissensmanagement für eine SAP-S/4-Transformation

Für einen KRITIS-Energieversorger, bei dem Confluence bereits im Einsatz war, haben wir einen eigenen Projektbereich als zentrales Programm-Wiki für eine groß angelegte SAP-Transformation aufgebaut - mit strukturierter Anforderungs- und Prozessdokumentation, ServiceNow-Anbindung und dauerhafter Betreuung von 100 bis 200 Programmbeteiligten.

Ausgangslage: doppelte SAP-Transformation, verteiltes Wissen

Der Energieversorger stand vor einer doppelten Herausforderung: der SAP-Transformation von R/3 auf S/4 sowie der Integration mehrerer fusionierter Unternehmen. Daraus entstand ein umfangreicher Anpassungs- und Entwicklungsbedarf, der über hunderte Beteiligte und mehrere Teilprojekte hinweg gleichzeitig geplant, koordiniert und langfristig nachvollziehbar dokumentiert werden musste.

• Unstrukturierte Ablage. Anforderungen und Prozessnachweise lagen verteilt über E-Mails, Dateiablagen und Einzelsysteme vor, ohne Verknüpfung und Filterbarkeit.
• Fehlende Zusammenarbeit. Es gab keine bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teilprojekten und keine einheitliche Übergabe an die IT.
• Ungeklärte Schnittstelle. Die Verbindung zur operativen Projektsteuerung in ServiceNow musste strukturell sauber abgebildet werden.
• Heterogene Nutzergruppe. 100-200 Beteiligte aus mehreren Teilprojekten mussten zusammenarbeiten, viele davon ohne Confluence-Erfahrung.
• Fehlende Kapazitäten. Interne Ressourcen für Aufbau, Strukturierung und laufende Pflege des Wissensmanagements fehlten - neben Tagesgeschäft und parallel laufendem Projektgeschäft war das nicht leistbar.

Vor dem Programm-Wiki verteilte sich das Wissen auf E-Mail-Verteiler, Excel-Listen, SharePoint, Netzlaufwerke und persönliche Notizen. Jedes Teilprojekt dokumentierte anders, Anforderungen ließen sich weder verknüpfen noch filtern, und der aktuelle Stand war oft nur über Rückfragen zu ermitteln. Dabei ging es nicht nur darum, vorhandenes Wissen zusammenzuführen, sondern auch neues Wissen zu erfassen, das erst im Projektverlauf entstand. Für ein Programm mit 100-200 Beteiligten bedeutete das: Suchen statt Finden, Doppelarbeit und Wissensverlust bei jedem personellen Wechsel.

Unsere Rolle: Wissensmanagement und Atlassian-Ansprechpartner im Programm

JL.Digital wurde als externer Partner beauftragt - auf Basis der bestehenden Zusammenarbeit bei der IT-Dokumentation des Konzerns. Wir verantworten das Wissensmanagement im Programm-Wiki von der ersten Struktur bis zum laufenden Betrieb - und sind für die Beteiligten im Programm die Ansprechpartner rund um Confluence.

1. Methodische Beratung & Projektleitung - Konzeption des Wiki-Aufbaus, Anforderungsmanagement, Steuerung.
2. Atlassian-Setup - Aufbau von Vorlagen, Metadatenstruktur, Bereichsstruktur und Integrationen in Confluence.
3. Laufende Betreuung - dauerhafte Nutzerberatung, Pflege und Weiterentwicklung im Betrieb.

Eingesetzte Technologien

Confluence Data Center, Jira mit Advanced Roadmaps, ServiceNow, Draw.io, Metadata for Confluence, PageTree Creator, Scroll PDF Exporter, Table Filters, Charts & Spreadsheets for Confluence.

Lösung: vier Bausteine statt starrer Phasen

1. Struktur & Bereiche (einmalig)

Ein Anforderungsworkshop mit Programmleitung, Projektverantwortlichen und externen SAP-Beratern legte die Basis für eine programmspezifische Confluence-Struktur: eigene Bereiche je Teilprojekt, ein zentraler Anforderungskatalog, ein dedizierter Schnittstellenbereich für die systemübergreifende Dokumentation sowie ein Berechtigungskonzept.

2. Templates & Metadaten (laufend)

Vorlagen für Anforderungen, Prozesse, Umsetzungsnachweise, Besprechungsnotizen und Schnittstellen, per Klick anlegbar, ohne Confluence-Vorwissen. Metadaten machen die Dokumentation filterbar nach Meilenstein, Prozess und Teilprojekt und werden laufend weiterentwickelt.

3. Integration & Migration (einmalig zu Beginn)

Anbindung an ServiceNow über eine RPA-gestützte Datenübertragung, klare Aufgabenteilung zwischen operativer Steuerung (ServiceNow) und Planung/Dokumentation (Confluence) sowie Migration bestehender Inhalte aus der Confluence Cloud in die Data-Center-Instanz.

4. Enablement & Betreuung (laufend)

Videoleitfäden, Schulungen für Nutzer ohne Vorerfahrung und eine Sprechstunde alle zwei Wochen für persönliche Fragen, ergänzt durch laufende Betreuung im produktiven Betrieb: neue Seiten und Vorlagen, visuelle Aufbereitung sowie die Pflege der Zugriffsrechte.

Ein Anforderungskatalog als Single Source of Truth

Im Programm-Wiki ist jede Anforderung eine eigene Confluence-Seite, per Klick aus einer Vorlage erstellt. Metadaten wie Teilprojekt, Meilenstein, Prozessbereich und Status machen den Katalog filterbar: Programmleitung, Teilprojekte und externe SAP-Berater arbeiten auf demselben Stand, statt Listen abzugleichen und E-Mails zu schreiben.

Zwei Systeme, klare Aufgabenteilung

ServiceNow steuert die operative Umsetzung: Aufgaben, Zuweisungen und Statusverfolgung. Confluence plant und dokumentiert: Anforderungen, Prozesse und Meilensteine. Eine RPA-Strecke überträgt die Daten automatisiert in beide Richtungen - keine Doppelpflege, keine widersprüchlichen Stände, jederzeit voller Blick auf Planung und Umsetzung.

Enablement für Beteiligte ohne Confluence-Erfahrung

Damit 100-200 Programmbeteiligte selbstständig im Wiki arbeiten können, kombinieren wir vier Formate: Videoleitfäden zum Lernen im eigenen Tempo, Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt an den Vorlagen, ergänzende Schulungen sowie eine Sprechstunde alle zwei Wochen für persönliche Fragen. Feedback aus der Sprechstunde fließt laufend in Struktur und Vorlagen zurück.

Ergebnisse

• Klare Systemaufgabenteilung. ServiceNow steuert, Confluence plant und dokumentiert - verknüpft über eine automatisierte Strecke.
• Programmweite Transparenz. Anforderungen und Meilensteine sind über alle Teilprojekte hinweg filterbar.
• Niedrigschwellige Nutzung. Auch ohne Confluence-Erfahrung können Beteiligte selbstständig arbeiten.
• Laufendes Mandat. Mit dauerhafter Betreuung im produktiven Betrieb.

Die strukturierte Übergabedokumentation bereitet den Programmabschluss und die IT-Übergabe frühzeitig vor. Das Wissensmanagement ist so angelegt, dass Confluence auch nach Programmende als zentrale Wissensressource weitergenutzt werden kann.

Fazit: Wissensmanagement, das mit dem Programm wächst

Ein Großprogramm mit hunderten Beteiligten und paralleler SAP-Transformation braucht mehr als eine Ablage: ein Wissensmanagement in Confluence, das Zusammenarbeit ermöglicht, Systeme verbindet und auch Einsteiger:innen mitnimmt. JL.Digital verbindet dafür methodische Beratung, technisches Atlassian-Setup und dauerhafte Betreuung.

Häufige Fragen

Was macht dieses Wissensmanagement in Confluence besonders?

Es dient als zentraler Anforderungskatalog für eine SAP-S/4-Transformation mit mehreren Teilprojekten und ist eigens für das Programm aufgesetzt, inklusive Anbindung an ServiceNow für die operative Steuerung.

Wie viele Personen sind an dem Programm beteiligt?

Rund 100 bis 200 Programmbeteiligte aus mehreren Teilprojekten arbeiten im Wiki, viele davon ohne vorherige Confluence-Erfahrung.

Wie ist das Mandat angelegt?

Das Mandat läuft als laufende Betreuung, von der ersten Struktur bis zum produktiven Betrieb.

Wie sind Confluence und ServiceNow miteinander verbunden?

Confluence übernimmt Planung und Dokumentation, ServiceNow die operative Steuerung. Eine automatisierte Strecke überträgt die Daten in beide Richtungen, sodass keine Doppelpflege entsteht.